0919448851 (Ngoài giờ hành chính)
CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠO CỔNG TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ DÀNH RIÊNG CHO KHÁCH HÀNG
DEMO tại https://invoice.greensoft.vn/
Liên hệ hotline: 0338000800 (zalo)
Sau khi thực hiện quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có thể lập hóa đơn điện tử bằng hệ thống S-Invoice. Hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu hiện nay được tất cả các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.
Để lập được hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice các bạn làm theo các bước hướng dẫn dưới đây nhé.
Bước 1: Truy vập vào link https://business.sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html đăng nhập thành công
Người dùng vào chức năng Quản lý hóa đơn/Lập hóa đơn
Hình : Màn hình chức năng Lập hóa đơn
Bước 2: Trên màn hình lập hóa đơn, người dùng thực hiện nhập các thông tin sau:
Đối với thông tin người mua nhập mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu người dùng), nhập các thông tin:
Quy định khi lập hóa đơn với khách lẻ và khách hàng doanh nghiệp với trường Tên người mua/Địa chỉ/Mã số thuế được áp dụng với các giao diện: lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, người dùng cần chọn hình thức thanh toán là Chuyển khoản theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TTBTC
Áp dụng khi lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh tiền
Trường hợp không chọn hình thức thanh toán Chuyển khoản, hệ thống vẫn hỗ trợ người dùng chọn loại hình thức thanh toán khác
Sau khi nhập xong thông tin người mua, người thao tác nhấn nút Thêm mới khách hàng để lưu thông tin người mua vào cơ sở dữ liệu người dùng.
Hình: Thêm mới thông tin khách hàng
Ngoại lệ (lỗi): Trường hợp khách hàng đã tồn tại (check số điện thoại), hệ thống sẽ thông báo khách hàng đã tồn tại
Trường hợp thông tin người mua đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu, có thể nhập dữ liệu tìm kiếm để tìm kiếm dữ liệu có trong hệ thống:
Hệ thống cho phép tìm kiếm tương đối tất cả dữ liệu thông tin khách hàng: Số điện thoại/Tên người mua/Địa chỉ/Email/Mã số thuế/Loại giấy tờ/Số giấy tờ/Tên đơn vị
Phần thông tin người bán: Giữ nguyên
Phần thông tin giao dịch, các trường nhập gồm:
Note: Các trường có dấu (*) bắt buộc nhập
Phần thông tin hóa đơn, các trường lựa chọn gồm:
+ Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống
+ Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh (xem hình dưới)
Bảng kê: cho phép upload bảng kê khi lập hóa đơn
Trường hợp người dùng không chọn thời gian lập hóa đơn, hệ thống sẽ mặc định chọn thời điểm hiện tại khi lập hóa đơn để phát hành hóa đơn
Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ.
Sau khi lập hóa đơn thành công, người dùng có thể vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải bảng kê đã upload khi lập
Phần thông tin chi tiết hóa đơn, các thông tin sẽ load ra từ danh mục sản phẩm
Có các lựa chọn để nhập thông tin: Hàng hóa, Chiết khấu, Ghi chú, Bảng kê, Phí khác
Sau khi chọn một mã sản phẩm, gird Chi tiết hóa đơn sẽ như bên dưới:
Tiếp tục nhập số lượng cho mã sản phẩm cần bán, kết thúc quá trình nhập sản phẩm thứ nhất
Nhập xong số lượng cho sản phẩm, hệ thống sẽ tự hiển thị Thành tiền, Tổng tiền hàng.
Tiếp tục nhập sản phẩm thứ 2, 3,…n
+ Chọn nhập Hàng hóa với hóa đơn có chiết khấu theo dòng hàng hóa
Khi nhập hàng hóa có các quy định sau: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thuế GTGT (đối với hóa đơn thuế ròng). Đơn vị tính không bắt buộc nhập. Thành tiền tự động tính theo Số lượng * Đơn giá; Tổng thuế (đối với hóa đơn thuế ròng) tự động tính theo Thành tiền * Thuế GTGT(%).
Bước 3: Nhập Thuế GTGT (%)* – Áp dụng với hóa đơn thuế toàn sản phẩm
Hệ thống cho phép nhập nhiều mức thuế trên 1 hóa đơn
Tại thông tin Thuế GTGT% người dùng nhấn vào nút để thêm mức thuế
Lưu ý: Từng dòng thuế được tính trên Tổng tiền hàng trước thuế
-Bước 4: Hệ thống cho phép người dùng sửa tiền thuế với khoảng chênh lệch (+-)5
Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Sửa hóa đơn nháp, Điều chỉnh tiền, Lập hóa đơn thay thế
=> Hướng dẫn chi tiết thông tin khi lập hóa đơn với Hàng hóa/Ghi chú/Chiết khấu/Bảng kê/Phí khác:
Bước 5: Nhấn button “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn
Hình: Màn hình chức năng lập hóa đơn
Ảnh hưởng: Hóa đơn sẽ được lưu trữ dưới dạng file pdf, xml, zip phục vụ cho mục đích tra cứu. Khách hàng đã thanh toán hóa đơn có thể xem, tải, in hóa đơn tại chức năng Tiện ích/Tra cứu hóa đơn mục
Chú ý: Hệ thống mới nâng cấp cho phép người dùng lựa chọn thuế khi lập hóa đơn thuế dòng
* Hệ thống bổ sung chức năng kiểm soát không cho nhập hóa đơn trong các trường hợp sau:
TH1: Kiểm soát số lượng hóa đơn của doanh nghiệp
Khi số lượng hóa đơn đã lập >= Số lượng hóa đơn đã mua=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu số lượng hóa đơn hết thì sẽ hiển thị thông báo
Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế
TH2: Kiểm soát thời gian sử dụng dịch vụ hóa đơn của doanh nghiệp
Khi thời gian đăng ký sử dụng < thời gian hiện tại=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu thời gian sử dụng gói dịch vụ hết thì sẽ hiển thị thông báo
Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế
Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn chi tiết về từng thao tác để có thể lập hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice. Trong quá trình sử dụng với bất cứ thắc mắc hay trường hợp nào cần giải quyết, liên hệ hotline: 033.8000.800
Website: https://viettel-invoice.vn
